Was haben Sie sich für das neue Jahr vorgenommen? Mehr Bewegung, ein paar Kilos verlieren, mehr für die Umwelt tun? Vielleicht wäre es auch einmal an der Zeit, Ihre finanziellen Gewohnheiten zu überdenken. Es mag zwar irgendwie funktionieren, aber wie effektiv läuft Ihre Buchhaltung wirklich? Denn nur, weil Sie die Dinge immer auf eine bestimmte Art und Weise erledigt haben, bedeutet das noch lange nicht, dass es sich um die beste Methode handelt. Probieren Sie doch zum Start des neuen Jahres einmal eine moderne Buchführungslösung auf Cloud-Basis aus. Hier sind fünf gute Gründe für Selbstständige und Kleinunternehmer, warum das eine gute Idee ist.

Grund 1: Effektivere Abläufe

Vielleicht nutzen Sie noch Ordner, Stift und Zettel für Ihre Buchhaltung. Oder eine herkömmliche Desktop-Buchhaltungssoftware, die Sie auf Ihrem Computer installiert haben. Dann haben Sie nur Zugriff auf Ihre Finanzen, wenn Sie im Büro sind. Das liegt daran, dass alle Ihre Finanz- und Buchhaltungsdaten entweder lokal gespeichert sind oder sich in Aktenschränken befinden. Abgesehen vom mangelnden Komfort kann dies bei Katastrophen wie Einbrüchen, Feuer und Überschwemmung, die Ihre Unterlagen zerstören können, zu einem ernsthaften Problem werden.

Vergleichen Sie solch anachronistische Buchhaltungsmethoden mit einer modernen Cloud-Lösung.  Diese bietet die Möglichkeit, über Ihr Smartphone oder per Browser auf Ihre Finanz- und Buchhaltungsdaten zuzugreifen, vollkommen unabhängig davon, wo Sie sich befinden. Damit nicht genug: Mit modernen Lösungen wie Lexoffice erledigt sich Ihre Buchhaltung nahezu automatisch. Dank eingebautem Online-Banking samt automatischem Zahlungsabgleich sparen Sie sich das nervige Vergleichen von Belegen und Kontoauszügen. Sie sehen auf einen Blick, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört und behalten stets den vollen Überblick.

Ein Kunde hat eine Rückfrage zu einer älteren Rechnung? Kein Grund für Kopfschmerzen. Statt dutzende Ordner zu durchsuchen, öffnen Sie auf dem Smartphone die Buchhaltungs-App, und finden über die Suchfunktion das gesuchte Dokument in Sekunden. Oder Sie schreiben entspannt direkt beim Kunden eine Rechnung oder prüfen einen Buchungsvorgang. Nur zwei Beispiele von vielen, die zeigen: Moderne Buchhaltung ist schnell und einfach.

Grund 2: Finanzen immer im Griff

In der heutigen digitalen Wirtschaft sind Daten auch für Ihren Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Denn so erkennen Sie rechtzeitig finanzielle Engpässe und können entsprechend gegensteuern. So sehen Sie auf einen Blick die eigenen Einnahmen und Ausgaben. Ebenso wird schnell deutlich, wie sich das Unternehmen abhängig von der Auftragslage entwickelt und ob genug Kapital für Investitionen bereitsteht oder eher Sparmaßnahmen angesagt sind. Sie sehen sogar tagesaktuell, wie viele Steuern Sie zahlen müssen. Durch das Dashboard von Lexoffice haben Sie zu jeder Zeit alle wichtigen Daten auf einen Blick: aktuelle Kontostände, offene Rechnungen und Angebote, die gegenwärtige Umsatzsteuer-Zahllast sowie Einnahmen und Ausgaben im Vergleich.

Cloud-basierte Buchhaltungslösungen ermöglichen darüber hinaus eine völlig andere Art, Geschäfte zu machen. Ihre Finanz- und Buchhaltungssoftware befindet sich in der Cloud, wo Sie beispielsweise Ihren Teammitgliedern individuelle Zugriffsrechte einräumen können. Die Buchhaltungsplattform ist zudem in der Lage Daten von anderen Plattformen zu empfangen, beispielsweise von der E-Commerce-Website oder dem Vertriebs-CRM.

Zusammengefasst: Finanzielle Überraschungen sind so gut wie ausgeschlossen. Der finanzielle Überblick ist jederzeit per PC, Smartphone oder Tablet im Browser abrufbar. Uns das Beste: Sie behalten den Kopf frei und können sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren.

Grund 3: Alle Unterlagen gesetzeskonform

Schon gewusst? Als steuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” sorgen und im auf Nachfrage des Finanzamts sämtliche Belege vorzeigen können. Das hat das der Gesetzgeber in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form festgelegt, kurz GoBD.

Darin steht, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Die Crux dabei: Nur unveränderbare Aufzeichnungen halten einer behördlichen Prüfung stand. Demnach sind Word- und Excel-Formate nicht gesetzeskonform, dass sie leicht editierbar sind. Erledigen Sie Ihre Buchhaltung mit einem Buchhaltungsdienst wie Lexoffice, arbeiten Sie automatisch GoBD-konform und erstellen im Handumdrehen gesetzessichere Angebote, Rechnungen, Mahnungen usw.

Grund 4: Bessere Zusammenarbeit mit Steuerberater

Eine gute Buchhaltungssoftware vereinfacht die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. Sie erstellen GoBD-konforme Angebote und Rechnungen und erfassen ausnahmslos alle Belege digital. Dem Steuerberater gewähren Sie Zugang zum Dienst, der dann direkt über einen Browser arbeitet oder die Daten in seine Kanzleisoftware übernimmt. Beide Seiten profitieren: Denn zeitraubende Arbeitsschritte wie das Sortieren von Belegen oder der Versand von Pendelordner entfallen. Alle Belege sind jederzeit für alle Beteiligten verfügbar. Generell wird die Zusammenarbeit effizienter und theoretisch auch günstiger, da der Arbeitsaufwand für den Steuerberater sinkt.

Grund 5: Moderne Buchhaltung spart Geld

Obwohl es digitale Buchhaltungslösungen schon länger gibt, erstellen Viele ihre Rechnungen immer noch mit Word oder Excel. Das kostet, wie folgende Rechnung offenbart:

Im Durchschnitt dauert die Rechnungserstellung mit Word 15 Minuten. Bei angenommenen zehn Rechnungen pro Monat ergeben sich für einen Selbstständiger 150 Minuten beziehungsweise 2,5 Stunden Arbeitszeit. Bei einem Stundensatz von 200 Euro, entstehen Kosten in Höhe von 500 Euro.

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von Nils Matthiesen

Mit einem guten Buchhaltungsdienst dauert die Rechnungserstellung dagegen gerade einmal zwei Minuten und lässt sich sogar von unterwegs in der Bahn oder am Flughafen erledigen. Bei zehn Rechnungen im Monat würde der Unternehmer also 20 Minuten für die Rechnungen benötigen. Das bedeutet im angenommenen Fall Arbeitskosten in Höhe von 67 Euro plus Kosten für den Buchhaltungsdienst in Höhe von rund 10 Euro. In diesem Beispiel würde der Unternehmer durch den Einsatz satte 423 Euro pro Monat sparen – pro Jahr sogar 5.076 Euro.

Fazit

Machen Sie die Digitalisierung im neuen Jahr zu Ihrem Partner: Durch den Einsatz eines smarten Buchhaltungsdienstes sparen Sie in diesem Jahr Kosten, arbeiten flexibler und behalten den Kopf für wichtigere Dinge frei.