Für Selbständige, Freiberufler:innen und Kleingewerbetreibende stellt sich vor oder während der Gründung die Frage, ob das Privatkonto auch als Geschäftskonto verwendet werden darf. Denn auf diese Weise könnte man sich schließlich den Aufwand und die Kosten für die Eröffnung eines Geschäftskontos sparen. Ganz so einfach ist es aber leider nicht.

Darf man ein Privatkonto als Geschäftskonto nutzen?

Grundsätzlich ja, es hängt aber von der gewählten Rechtsform ab. So ist für Einzelunternehmer und Freiberufler ein Privatkonto erlaubt. Nicht erforderlich ist die Eröffnung eines Geschäftskontos auch bei Personengesellschaften wie der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Denn grundsätzlich unterscheiden sich Geschäftskonten und Privatkonten nicht wesentlich voneinander. Es handelt sich in beiden Fällen um ein Girokonto bei einer Bank. Von beiden Konten kann man Geld abheben, einzahlen oder auf andere Konten überweisen, am Geldautomaten Geld abheben und damit im Geschäft bezahlen, sofern dort Kartenzahlung möglich ist. Das Geschäftskonto enthält also alle Funktionen, die auch das private Girokonto bietet.

Anders sieht es bei Kapitalgesellschaften wie der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder die Unternehmergesellschaft (UG) aus, hier ist ein Geschäftskonto Pflicht.  Grund dafür ist unter anderem, dass bei einer Kapitalgesellschaft nicht das Privatvermögen der Gesellschafter:innen haftet, sondern nur das Vermögen des Unternehmens.

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Konto mit mehr Funktionen

Allerdings gibt es bestimmte Funktionen, die Privatkonten nicht bieten. Mit einem Geschäftskonto kann man zum Beispiel Lastschriftverfahren erstellen, um Beträge direkt von Kund:innen einzuziehen. Oder man kann über das Geschäftskonto Gutschriften für Kund:innen tätigen.

Wer im Direktvertrieb arbeitet, kann mit einem Geschäftskonto auch Kartenzahlungen in seinem Geschäft anbieten, bei denen die Transaktion direkt vor Ort vom Kund:innenkonto auf das Konto erfolgt. Mit einem Privatkonto ist dies nicht möglich. Wer Mitarbeiter:innen hat, die Löhne und Gehälter erhalten, kann das einem Geschäftskonto ebenfalls einfacher managen und solche Zahlungen automatisieren.

Der wichtigste Unterschied für Unternehmer:in liegt allerdings in der Aufbewahrungspflicht. Bei einem Geschäftskonto unterliegen die Kontoauszüge einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Diese Frist gilt für alle Belege, Rechnungen, Quittungen und sonstigen Unterlagen, die zur Buchführung gehören. Kontoauszüge sind ein Teil davon und müssen daher ebenfalls so lange aufbewahrt werden.

Weitere Unterschiede zwischen Privat- und Geschäftskonto

Kontoführungsgebühren: Bei Privatkonten fallen in der Regel keine oder nur geringe Kontoführungsgebühren an, während bei Geschäftskonten häufig höhere Gebühren anfallen, da spezielle Dienstleistungen wie Buchhaltung, Rechnungslegung und andere Dienstleistungen für Unternehmen angeboten werden.

• Kreditmöglichkeiten: Geschäftskonten bieten oft Zugang zu speziellen Krediten oder Finanzierungsmöglichkeiten, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, während Privatkonten in der Regel keine speziellen Kreditmöglichkeiten bieten.
• Steuern und Buchhaltung: Geschäftskonten sind häufig mit speziellen Buchhaltungs- und Steuererklärungsfunktionen ausgestattet, um den Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Privatkonten verfügen in der Regel nicht über solche speziellen Funktionen.
• Haftung und rechtlicher Rahmen: Die rechtliche und haftungsrechtliche Situation kann je nach Art des Kontos unterschiedlich sein. Geschäftskonten sind in der Regel mit zusätzlichen rechtlichen Verpflichtungen und Haftungsrisiken verbunden, die sich aus dem Betrieb eines Unternehmens ergeben.

Vorteile eines Geschäftskontos für Unternehmer

Unabhängig von den Vorteilen ist es sinnvoll, den privaten vom geschäftlichen Zahlungsverkehr zu trennen. Denn:

• Bessere Übersicht: Vermischen sich private und geschäftliche Einnahmen und Ausgaben auf dem Konto, führt das unweigerlich zu Chaos. Zum einen leidet die Übersichtlichkeit und zum anderen kann es zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Und zwar dann, wenn man selbst nicht mehr weiß, welche Einnahmen und Ausgaben eigentlich wozu gehören. Als Selbstständige/r ist man schließlich verpflichtet, Nachweise für das Finanzamt immer parat zu haben. Dazu zählen wie erwähnt auch  Kontoauszüge. Bei einem Geschäftskonto vermischen sich auf den Kontoauszügen keine privaten Angelegenheiten, die das Finanzamt nichts angehen und auch nicht interessieren.
• Einfachere Buchführung: Einer der größten Vorteile der doppelten Buchführung in Bezug auf die Übersichtlichkeit besteht darüber hinaus darin, dass die Buchführung viel einfacher wird, als wenn man die für die Unternehmung wichtigen Posten aus einem Konto heraussuchen muss. Buchungen lassen sich direkt zuordnen. Das verhindert, wichtige Zahlungen zu übersehen oder lange suchen zu müssen, wenn sie zwischen mehreren privaten Posten verstecken. Ein weiterer Vorteil: Das Geschäftskonto bietet jederzeit einen direkten Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.

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Einige Banken bieten sogar, direkt im Geschäftskonto Belege direkt zuzuordnen, indem man Einnahmen und Ausgaben auf dem Konto beschriftet. Es gibt auch Modelle, bei denen sich Unterkonten anlegen lassen oder die integrierte Buchhaltungstools enthalten. Dadurch steigen aber meist die Kontoführungsgebühren.  So ein Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung ist zudem überflüssig, wenn man einen modernen Buchhaltungsdienst wie lexoffice für die Buchhaltung nutzt. In diesem Fall übernimmt der Dienst alle Buchhaltungsaufgaben und man benötigt lediglich das Geschäftskonto mit der niedrigsten Grundgebühr.

Fazit

Ein Geschäftskonto ist fast jeden Unternehmer immer sinnvoll – auch wenn die anfallenden Gebühren natürlich ärgerlich sind.  Es ermöglicht eine bessere Übersicht über die privaten und beruflichen Finanzen, erleichtert sowohl die Buchhaltung als auch die Steuererklärung und erlaubt eine bessere Kontrolle über das zur Verfügung stehende Budget. Nicht zuletzt lassen sich die Kosten für das Geschäftskonto als Betriebsausgaben geltend machen.