Die Mailbox wird immer voller, die To-Do-Liste immer länger, die Buchhaltung immer unübersichtlicher. Statt die Aufgaben zu erledigen, widmet man sich anderen Dingen – alles wird wichtiger, nur die eigentlichen Aufgaben nicht. Gelegentliches Aufschieben kommt vor. Problematisch wird das so genannte Aufschieben, wenn es ständig vorkommt und Konsequenzen nach sich zieht. Was Prokrastination ist und welche Maßnahmen dagegen helfen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Prokrastination?

Prokrastination bedeutet so viel wie Aufschiebeverhalten. Der Begriff stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „auf morgen verschieben“. Prokrastination gilt als krankhafte Arbeitsstörung, bei der die Betroffenen ständig Dinge vor sich herschieben. Dabei haben sie oft ein grundsätzliches Problem mit ihrer Selbststeuerung. Private und berufliche Aufgaben wie Buchhaltung werden wiederholt auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Dies führt dazu, dass Tätigkeiten unter Zeitdruck zu spät oder gar nicht erledigt werden.

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Welche Probleme entstehen durch das Aufschieben?

Dieses Vermeidungsverhalten kennt man auch aus der Arbeitswelt. Gerade im Berufsalltag kann extreme Prokrastination weitreichende Folgen für die Betroffenen haben. Ein Beispiel: Ein wichtiges Arbeitsprojekt steht an, aber man kommt einfach nicht dazu, die geplanten Aufgaben zu erledigen. Je länger man die Aufgaben vor sich herschiebt, desto stärker wird das schlechte Gewissen. Kurzweilige Ersatzaufgaben verdrängen das Gefühl nur vorübergehend. Langfristig führt Prokrastination also zu mehr Stress und Frustration:

• Durch das Aufschieben geraten die Betroffenen in Verzug.
• Durch den Rückstand müssen die aufgeschobenen Aufgaben noch schneller erledigt werden, was zu Hektik und Ungenauigkeit führt.
• Darunter leiden die Leistungsfähigkeit sowie die beruflichen und privaten Beziehungen der Betroffenen.
• Unter Umständen kommt es zu Sanktionen wegen verpasster Fristen und zu Unzufriedenheit beim Gegenüber.

Wahrscheinlich hat jeder von uns schon einmal unter Aufschieberitis gelitten, Mozart zum Beispiel schrieb die Ouvertüre zu seiner Oper Don Giovanni am Morgen der Premiere. Die gute Nachricht: Man muss kein Elan Musk sein, um das Aufschieben in den Griff zu bekommen. Es gibt allerdings kein Allheilmittel gegen Prokrastination, da jeder Mensch andere Ursachen und Gründe hat, warum er/sie prokrastiniert. Deshalb ist es wichtig, verschiedene Techniken und Strategien auszuprobieren und herauszufinden, was für einen selbst am besten funktioniert. Ein Tipp ist zum Beispiel, umfangreiche Aufgaben in kleinere Teilaufgaben zu zerlegen. So fällt es leichter, komplexe und große Aufgaben in kleine, überschaubare Schritte zu unterteilen und den ersten Schritt zu tun.

Aufschieberitis in der Buchhaltung

Beispiel Buchhaltung: Niemand mag es, monatlich oder vierteljährlich auf einen Schlag einen Haufen Rechnungen und Belege zu sortieren und steuerlich zu klassifizieren. Denn das kostet wertvolle Zeit und Nerven. Zum Glück gibt es moderne Lösungen, mit denen sich solche Aufgaben quasi nebenbei erledigen lassen. Zum Beispiel die lexoffice-App für Smartphones und Tablets. Sie ermöglicht es, unterwegs Belege zu digitalisieren, Rechnungen zu schreiben und so die Buchhaltung bequem im Vorbeigehen abzuhaken.  So lassen sich Ausgaben wie Tankquittungen und Rechnungen in Sekundenschnelle digitalisieren, Angebote von unterwegs schreiben und die Finanzen jederzeit in Echtzeit im Blick behalten. So sieht moderne Betriebsführung aus.

Eines der lästigsten Themen dabei: die Erfassung von Umsätzen und Belegen. Denn schließlich gehört es zu den Pflichtaufgaben eines jeden Freiberuflers und Selbstständigen, seine Ein- und Ausgangsrechnungen mit den Bankumsätzen abzugleichen. Grob gesagt geht es darum, verschiedene Posten einander zuzuordnen: Rechnungen auf der einen, Kontoumsätze auf der anderen Seite. Das Gute daran: lexoffice in Zusammenspiel mit der entsprechenden App erledigt das fast vollautomatisch. Der Dienst gleicht auf Wunsch Zahlungen automatisch ab und ordnet sie im Handumdrehen den gefundenen Belegen zu. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Werbungskosten, Verpflegung oder Bürobedarf handelt: Gibt es eine passende Rechnung oder handelt es sich um einen wiederkehrenden Posten wie Miete, sortiert das Programm alle verfügbaren Informationen und präsentiert Ihnen fertige Vorschläge, die Sie mit einem Klick übernehmen.

Modernes Werkzeug für die Buchhaltung

Dazu ist nur wenig Vorarbeit nötig: Zum einen sollten Sie Ihre Bankkonten in das Programm einbinden, damit alle aktuellen Umsätze für die Buchhaltung zur Verfügung stehen. Zum anderen müssen die eingehenden Rechnungen, egal ob in Papierform oder digital, in Lexoffice importiert werden. Auch das wird mit den richtigen Tools zum Kinderspiel. Kurz: Das mühsame Zusammenpuzzeln von Belegen und Kontobewegungen gehört der Vergangenheit an.

Auch komplizierte Buchungsvorgänge wie Ratenzahlungen, das Begleichen mehrerer Rechnungen auf einmal oder das Erfassen von Transaktionen ohne Beleg sind kein Problem mehr. Darüber hinaus spüren Sie offene Posten zuverlässig und schnell auf und verpassen keine Zahlungsfristen mehr. Wie das alles Schritt für Schritt funktioniert, erfahren Sie in der folgenden Anleitung.

Belege erfassen mit Lexoffice

Mit der „neuen Belegerfassung“ von Lexoffice erfassen Sie Belege bequem und schnell. Dazu gibt es drei Möglichkeiten:

Option 1: Papierbelege per App erfassen

1. Alle Belege und Rechnungen, die Ihnen Unternehmen in Papierform ausstellen, erfassen Sie bequem mit der Lexware-App für Ihr Smartphone (Android und iOS). Falls noch nicht geschehen, laden Sie die App herunter und melden Sie sich mit Ihren Lexoffice-Anmeldedaten an.

2. Tippen Sie unten auf Belege und das Pluszeichen. Wählen Sie Beleg scannen und erlauben Sie ggf. den Zugriff auf die Kamera.

3. Fotografieren Sie die Rechnung und tippen Sie auf Hochladen. Lexoffice versucht nun, den Inhalt zu erfassen. In der Regel klappt das gut. Überprüfen Sie trotzdem die Daten. Tippen Sie dazu auf Beleg erfassen. Wenn alles korrekt ist, geben Sie ggf. noch die Kategorie an und tippen Sie auf Sichern. Verknüpfen Sie auf die gleiche Weise alle weiteren schriftlichen Belege mit Ihrem Lexoffice-Konto.

Option 2: Rechnungen aus E-Mails einfach importieren

1. Rechnungen und Belege, die Sie per E-Mail erhalten haben, importieren Sie übers Lexoffice-Dashboard im Browser. Am besten speichern Sie im Vorfeld die entsprechenden E-Mail-Anhänge wie PDF-Dateien in einem separaten Ordner ab.

2. Ist das erledigt, klicken Sie Im Lexware-Dashboard auf den Reiter Belege und Bilddokument hinzufügen. Wählen Sie per Doppelklick die zu importierende Datei aus und warten ein paar Sekunden. (Belegerkennung läuft…“). Ist das erledigt, markieren Sie das Dokument und klicken auf Beleg erfassen. Dadurch erscheint in einem neuen Fenster eine Vorschau des Dokuments.  Ergänzen oder korrigieren Sie falls nötig die erfassten Angaben und klicken auf Speichern + Schliessen.

Option 3: Online-Rechnungen automatisch importieren

Lexoffice in Kombination mit Partnererweiterungen automatisiert den Belegimport. Statt also Ihre regelmäßigen Rechnungen jeden Monat manuell in den Dienst zu übertragen, erledigen das Online-Dienste selbständig. Das Beispiel invoicefetcher zeigt das Prinzip.

1. Melden Sie sich auf dieser Seite für den Service an. Sie haben die Wahl zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen. Im Gratis-Tarif können Sie zwei Portale pro Monat 90 Tage lang automatisch erfassen. Die Bezahl-Tarife starten bei 3,99 Euro pro Monat.

2. In Ihrem invoicefetcher-Konto klicken Sie dann auf Lieferant hinzufügen, tippen Namen und Zugangsdaten ein und bestätigen mit Speichern. Der Erstabruf der Rechnungen erfolgt dann innerhalb von 48 Stunden.

3. Jetzt verknüpfen Sie den Dienst noch mit Lexoffice. Dazu klicken Sie im invoicefetcher-Dashboard auf App’s, Lexoffice, Installieren und Verbinden. Melden Sie sich dann mit Ihren Lexoffice-Anmeldedaten an und bestätigen Sie die Aktion mit Zugriff erlauben.

Hinweis: Nach eigenen Angaben müssen Sie sich um die Sicherheit Ihrer Zugangsdaten keine Sorgen machen. Der Dienst speichert die Passwörter unzugänglich und verschlüsselt. Es gelten die deutschen Gesetze, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Fazit

Zumindest rund ums Thema Buchhaltung ist die Aufschieberitis leicht in den Griff zu bekommen. Lexoffice in Verbindung mit der Smartphone-App macht das Erfassen von Belegen aller Art zumindest einfacher denn je. Das ist die Basis jeder guten Buchhaltung.